Recrutop

Comptabilité / Expertise comptable

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Assistant(e) de direction polyvalente / H/F

20 mai Paris, Paris 9ème CDI

RECRUTOP Event, cabinet de recrutement spécialisé dans les domaines de l'événementiel et de l'audiovisuel, recherche pour l'un de ses clients, une Assistante de Direction polyvalente avec une expérience dans le domaine de l'audiovisuel
Poste en CDI situé à Clamart


Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe de direction pour les appuyer sur leurs tâches administratives.
 Dans ce cadre, vous réaliserez les missions suivantes :
Gestion administrative  :
* Gestion quoditienne du courrier de la Direction Générale
* Tenue et mise à jour du site internet
* Tenue des agendas et prise de rendez-vous
* Gestion des emails
* Filtrage des appels
* Tenue des dossiers et classement
* Gestion des appels téléphoniques, et examen des demandes d'informations
* Organisation salon
* Gestion RH ( Heure sup, absences,congés, maladies, formations, tenu du tableau d'affichage)

 Achats
* Recherche de fournisseur
* Sélection, RDV, Devis, Tableaux comparatifs
* Création d'une base fournisseurs en relation avec la comptabilité et suivi
* Commandes diverses et réservations transports et hôtels

Commission de sécurité
* Synthèse régulière de situation de l'ensemble des sites
* Création d'une base informatique commune (SharePoint)
* Suivi des mises aux normes exigées
* Mise à jour de la réglementation

Exploitation et service commercial
* Visites sur les sites (salons)
* Présence éventuelle en réunion d'exploitation et réunion commerciale
* Relation avec l'ensemble des Exploitations et des Commerciaux afin de répondre à leurs besoins

Gestion des services généraux du siège
* Inventaires, commandes, suivi des stocks
* Suivi des contrats
* Toutes autres demandes suivant les besoins des services

 
Pas de gestion de planning opérationnel des équipes (ou juste en renfort)
Compétences en communication demandées (maquette etc)
Maîtrise du Pack Office - La maîtrise des logiciels SOFT / RENT OFFICE sont un plus
Des connaissances en audiovisuels sont  également un plus non négligeable
 


Profil recherché :

De formation Bac+2 Assistante de direction ayant une expérience de plus de 5 ans.
- Très bon relationnel
- Bonne organisation
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Sens des priorités, et capacité à travailler sous la pression
- Esprit d'initiative 
- Autonomie
- Esprit d'équipe.
-Très bonnes capacités rédactionnelles, et d'expression orale
Une connaissance du milieu de l'événementiel et/ou audiovisuel est un plus