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Office manager H/F

New 13 novembre Paris, PARIS 1ER CDI

VOLUNTAE, cabinet de recrutement recherche pour un de ses clients se situant dans le 1er arrondissement, un Office Manager H/F.

Nous recrutons pour une très belle société de bien-être et de cosmétique haut de gamme à taille humaine. .
Cette société se situe dans le 1er arrondissement de Paris.
Dans le cadre de sa croissance, nous recherchons un(e) Office Manager H/F

En tant qu’office manager, vous serez vous la responsabilité du Président et vous intervenez dans les domaines administratifs, gestion, RH et juridique. Vous faites l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs (banque et administration publique, fournisseurs, cabinet comptable, social et juridique, etc.), et entre la Direction Générale et le personnel. Vos principales missions sont les suivantes :

Administratif
o Secrétariat (traitement du courrier, des appels téléphoniques, tenue à jour du carnet d’adresse,
préparation des documents à signer ou faire valider par le Président)
o Rédaction de courriers pour le compte de la direction
o Organisation d’événements (séminaires, réunions etc.)
o Classement et archivage de documents
o Gestion des frais généraux (achats, évaluation des besoins, approvisionnement etc.): parc
informatique et téléphonique, fournitures...
o Relation avec les prestataires et fournisseurs (hors production): études de devis, suivi appel
d'offre, suivi des contrats, vérification des factures, litiges etc.
o Suivi des contentieux
o Rédaction et mise à jour des procédures et notes de services

RH (en liaison avec notre cabinet social)
o Gestion des embauches et des sorties : DUE, préparation des contrats, visite médicale, création de
boite mail, remise du matériel et outils de travail, solde de tout compte etc.
o Recrutement : pré-sélection des CV, prise de référence, suivi des candidatures
o Collecte des variables de paie
o Suivi de personnel : visites médicales, maladies et absences, mise à jour des dossiers du personnel
et archivage, suivi administratif des évolutions / changements de situation, avenants, mise à jour du
registre du personnel, mise à jour de l’annuaire de la société, suivi des évaluations annuelles…
o Assistance aux salariés pour toutes les questions sociales
o Relation avec les organismes sociaux
o Supervision des productions de données sociales et déclarations sociales

Gestion – Finance – Comptabilité (en liaison avec notre cabinet comptable)
o Suivi fournisseurs : contrôle des factures, saisie en règlement…
o Suivi de la trésorerie
o Suivi des notes de frais
o Participation aux clôtures comptables

De plus, vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques et le pack office (particulièrement Excel), et vous avez une connaissance des logiciels de gestion commerciale et comptable qui sont QUADRATUS et CEGID.

Informations de ce poste :
Poste en CDI
Localisé dans le 1er (Palais Royal ou Châtelet - Les Halles)
Base horaire : 35h + 4 heures supplémentaires par semaine

Salaire : 30 à 36 k€ annuel

Vous disposez d’une formation de minimum bac +2, vous justifiez obligatoirement d'une expérience professionnelle de minimum 5 ans en tant qu’office manager. Très motivé pour intégrer une petite structure en fort développement, vous avez une connaissance de la fonction RH et des notions comptables.
En tant qu’office manager, vous êtes polyvalent, autonome, avez un bon relationnel et êtes dynamique. Vous disposez aussi d’une grande capacité d’adaptation et d’un sens du service des priorités, de plus vous êtes rigoureux et toujours disponibles pour mener à bien vos missions.
Par ailleurs, un grand sens de la confidentialité vous sera exigé, ainsi qu’une maîtrise parfaite de la communication orale et écrite (orthographe et syntaxe).