Voluntae

Autres

★★★★★

Responsable administratif H/F

12 octobre Paris, Paris 1er CDI

Voluntae est un cabinet de recrutement et d’approche directe créé en juillet 2012 par M. Pierre-Gilles Bouquet.

Ce cabinet de recrutement s’engage d’une part à apporter à ses clients une aide de qualité pour leurs recrutements, mais aussi, d’autre part, à accompagner et conseiller les candidats dans leur recherche d’emploi.

Avec une spécialisation initiale dans les métiers administratifs, comptables et financiers, Voluntae a développé son expertise dans les métiers de l’immobilier, du digital, du marketing et commercial.

Ses bureaux sont situés à Boulogne-Billancourt (92).

Mandaté par une très belle société de bien-être et de la cosmétique haut de gamme en pleine expansion, nous recherchons un Responsable administratif H/F.

Missions :
Vos principales missions seront les suivantes :

Contrôle de Gestion – Finance – Comptabilité (à liaison avec notre cabinet comptable)

Suivi fournisseurs : contrôle des factures, saisie en règlement…
Relation avec les prestataires et fournisseurs : études de devis, suivi appel d’offre, suivi des contrats, vérification des factures, gestion des litiges
Suivi de la trésorerie
Suivi des notes de frais
Elaboration des budgets P&L annuels notamment des ventes par secteur et de leur suivi mensuel.
Participation aux clôtures comptables
Suivi des coûts de revient : Etude et suivi régulier des coûts de l’entreprise (calcul des coûts et des marges de chaque produit ainsi que de chaque promotion commerciale, calcul des coûts de fonctionnement dont la logistique et HR et participation aux négociations d’achat, évaluation des besoins approvisionnement).
Mise en place du système d’information Divalto.

Administratif
Secrétariat (traitement du courrier, des appels téléphoniques, tenue à jour du carnet d’adresse, préparation des documents à signer ou faire valider par le Président ou le Directeur Général …)
Rédaction de courriers pour le compte de la direction
Organisation d’événements (séminaires, réunions etc.)
Classement et archivage de documents
Gestion des frais généraux (achats, évaluation des besoins, approvisionnement etc.): parc informatique et téléphonique, fournitures...
Relation avec les prestataires et fournisseurs (hors production): études de devis, suivi appel d'offre, suivi des contrats, vérification des factures, litiges etc.
Suivi des contentieux
Rédaction et mise à jour des procédures et notes de services

RH (en liaison avec notre cabinet social)
Gestion des embauches et des sorties : DUE, préparation des contrats, visite médicale, création de boite mail, remise du matériel et outils de travail, solde de tout compte etc.
Recrutement : pré-sélection des CV, prise de référence, suivi des candidatures
Collecte des variables de paye
Suivi de personnel : visites médicales, maladies et absences, mise à jour des dossiers du personnel et archivage, suivi administratif des évolutions / changements de situation, avenants, mise à jour du registre du personnel, mise à jour de l’annuaire de la société, suivi des évaluations annuelles…
Assistance aux salariés pour toutes les questions sociales
Relation avec les organismes sociaux
Supervision des productions de données sociales et déclarations sociales


Rémunération : 45-50K€ selon profil et expérience.
Logiciels : Divalto, Quadratus, CEGID et Excel.

Caractéristiques requises :
De formation Bac+2 minimum (DSCG, Master CCA…), vous justifiez d’une expérience de minimum 5 ans en tant qu’office manager. Vous avez une bonne maîtrise de l’anglais (parlé, lu et écrit).

Qualités demandées :
Vous avez déjà travaillé dans une petite structure et cela vous plait ! Par ailleurs, vous souhaitez contribuer au fort développement de cette entreprise. Vous avez un bon relationnel, vous disposez d’une grande capacité d’adaptation, d’un sens du service et des priorités. Vous êtes rigoureux, organisé, vous savez vous rendre disponible et vous savez être discret. Si vous vous reconnaissez alors ce poste est fait pour vous !